Hvad laver en skolesekretær?

En skolesekretær varetager en utrolig vigtig rolle, der udover det økonomiske også understøtter både ledelse, lærere, elever og forældre. Ligesom forretningsførerbegrebet bliver skolesekretærbegrebet også ofte blandet sammen med forretningsførerrollen. Afhængig af skolestørrelse kan skolesekretærens rolle have mange forskellige udseender, men i skolesekretærrollen ligger der disse opgaver:

Administrative opgaver

• Skolens daglige administration
• Indskrivning af nye elever og opdatering af elevdata
• Udarbejdelse og arkivering af dokumenter, som f.eks. fraværsregistrering og eksamensplaner
• Planlægning og koordinering af møder og arrangementer

Økonomi og bogføring

• Budgetter, fakturaer, betalinger og bogføring
• Administration af skolepenge og opfølgning på betalinger
• Økonomisk rapportering til skolens ledelse

Kommunikation

• Besvarelse af telefonopkald og e-mails fra forældre, elever og eksterne samarbejdspartnere
• Udsendelse af informationer og nyhedsbreve til forældre og personale

Praktisk

• Organisering af skolens hverdag, f.eks. vikardækning
• Indkøb af kontorartikler og andre ting
• Støtte ledelsen med forskellige praktiske opgaver

Støtte

• Håndtere elev- og forældre spørgsmål
• Hjælpe i forbindelse med eksaminer, udflugter og begivenheder
• Sikre, at skolens rutiner og procedurer

Vores skolesekretærer tilpasser deres arbejde efter jeres behov, og vores skolesekretærer er for de fleste vedkommende også uddannede forretningsførere. I kan få en vikar, der arbejder på stedet én dag om ugen, flere dage om ugen, hjemmefra eller som yder akut assistance via telefon. Derudover tilbyder vi fleksibel support, som kan tilpasses alt fra længerevarende behov til en times sparring over telefonen. Uanset formatet kan vores sekretærer sikre jer den præcise hjælp, I har brug for, så jeres skoleadministration altid fungerer optimalt.

Hvordan private- og frie skoler kan optimere administrationen med en skolesekretær

En skolesekretær kan tage sig af mange af de opgaver, der ellers ville kræve betydelige ressourcer og tage megen tid fra skolens ledelse og lærere. I får en skolesekretær med kompetencer inden for lønadministration, håndtering af skolepenge, refusioner, HR og elevadministration. Vores skolesekretærer har desuden stor erfaring med elevadministration og benytter programmer, der er standard i skolesektoren, såsom f.eks. UV-skole. De kan tage hånd om alt fra indskrivning og opfølgning til effektiv dataadministration.

Hvis jeres skole står over for en overgang til UV-skole fra et andet system, kan vores skolesekretærer tilbyde professionel hjælp til hele overgangen. De sørger for, at alt forløber problemfrit, herunder opsætning af systemer og overførsel af data. Udover UV-skole kan vores skolesekretærer også bistå med løsninger som Koomit, TEA og Silkeborg Data. Vi kan også bistå med digital bogføring ved f.eks. at implementere Digiflow, som sikrer effektiv dokumenthåndtering. Ved at integrere Digiflow med UV-skole kan vi bl.a. sikre digital bogføring af udlæg fra personalet.

Fordele ved at outsource skolesekretær-opgaver til Skolesekretæren

Vores skolesekretærer har omfattende erfaring med bogholderi og økonomistyring. Derudover er de specialiserede i at hjælpe med overgangen til digital bogføring, som nu er et lovkrav. De yder professionel rådgivning om valg og implementering af de rette digitale værktøjer, opsætter systemerne i samarbejde med UV-data og sikrer, at alle processer lever op til gældende lovgivning og standarder. Vores skolesekretærer kan også tage sig af en lang række økonomiske opgaver, herunder:

Administration og økonomi

• Bogføring og regnskab: Professionel håndtering af fakturaer, skolepenge og udgiftsbilag.
• Fakturering: Skolepenge og rykning på ubetalte regninger.
• Budgetstyring: Planlægning og opfølgning på skolens økonomi, så ressourcerne bruges efter hensigten.
• Løn og personaleadministration: Udbetaling af løn, administration af ferie, pension, refusioner og indberetninger til myndigheder og fordelingssekretariatet. 
• Administration af statstilskud: Håndtering af 15.09 indberetning og øvrige indberetninger for at sikre korrekt udbetaling af statstilskud.

Økonomisk svær situation

Står I i en økonomisk meget svær situation, tilbyder vi en gennemgang af skolens økonomi med henblik på at sikre, at I søger de rette refusioner og midler. 

Kontakt os i dag – vi har jeres midlertidig vikar

Har I brug for en dygtig skolesekretær, der kan tage ansvar for administrationen og sikre jeres skoles daglige drift? Hos Skolesekretæren kan vi tilbyde erfarne skolesekretær-vikarer, der hurtigt kan træde til og sørge for, at jeres skole får den nødvendige støtte. Vi har den rette kandidat, uanset om I har brug for hjælp på kort eller lang sigt. Vores skolesekretær kan hjælpe med:

• Oprydning i forsømt bogholderi
• Rådgivning, der optimerer rutiner og arbejdsgange
• Vejledning og guidning af bogholdere
• Assistance ved udarbejdelse af løn

Ring til os på 60 56 26 00 eller kontakt os i dag – sammen kan vi finde den helt rette kandidat til stillingen.